7 Regras para Reuniões Mais Produtivas

meeting-peoplesTem alguns anos desde que me interessei por reuniões. Não as reuniões tradicionais, que são chatas, maçantes e não produzem resultado algum. Mas sim por alguma forma de reunião que realmente funcionasse. Anos depois, ainda me pergunto: será que alguém foi bem sucedido em encontrar um bom modelo?

Neste post vou tratar de algumas fontes que utilizei para formar minha opinião e de alguns macetes um framework que eu mesmo utilizo para tornar as reuniões algo rápido, objetivo e, principalmente, produtivo, com as equipes que lidero. Tentarei manter este post atualizado conforme for melhorando o processo.

O que falam por aí

Um de meus primeiros contatos com autores que falam sobre reuniões foi no Scrum Guide, de Ken Schwaber e Jeff Sutherland. Eles chamam as reuniões do time do projeto de time-boxes, eventos de tempo fechado onde temos inputs, atores e saídas esperados. O Scrum é uma metodologia ágil de desenvolvimento de produtos e, como se espera de algo ágil, tem poucas reuniões ordinárias.

Aqui temos reuniões diárias que duram poucos minutos, sempre em pé. Isso faz com que ninguém se demore e existe um script pré-estabelecido com apenas três perguntas, que servem para alinhar o time: o que fiz ontem, o que vou fazer hoje e se tem algo me impedindo. E esse é o principal aprendizado que tirei do Scrum.

Quando li o Getting Real, Jason Fried fala muito de como reuniões minam a produtividade dos desenvolvedores. Enquanto eles estão em reuniões, eles não estão construindo o produto que é o que determina o sucesso ou não da empresa. Segundo Jason, quando as reuniões realmente são necessárias, elas devem durar no máximo 30 minutos. Note a semelhança com a ideia de time-boxes do Scrum.

Avançando nas minhas leituras, certa vez me deparei com o Game Storming, que uma hora dessas eu resenho por aqui. O livro trata de jogos de inovação, para substituir as reuniões tradicionais. Afinal, como você vai inovar fazendo a mesma coisa que todo mundo faz? Na verdade o Game Storming ajudou a formalizar o modelo de reunião que, apesar de simples, é o que procuro utilizar sempre, e que explicarei mais abaixo.

Tim Ferriss em Trabalhe 4h por semana também reclama das reuniões. Que elas seriam destruidoras de produtividade, que tiram o seu foco nos 20% que dão os 80% de resultados. Não tenho muito o que contra-argumentar sobre produtividade com alguém que possui uma fortuna estimada em U$20M sem ter sequer um funcionário!

O próprio pessoal do Trello, uma popular ferramenta para gerenciar projetos e ser produtivo cita em um de seus melhores posts o quanto os Brain Stormings, muito populares em reuniões “modernas”, não funcionam. Eu já sentia isso, mas achava que era apenas porque eu sou chato. O que descobri com o passar do tempo é que o problema não sou eu, mas que as pessoas em geral são boazinhas demais nos brain stormings, e fiquei muito feliz quando li esse post do Trello.

Com esses insights em mente, não parece haver muito futuro se você quer se manter produtivo e tiver de fazer reuniões ao mesmo tempo. Muitos autores fazem reuniões parecerem o mal de toda empresa, mas eu discordo. Reuniões ruins sim, essas acabam com a produtividade das empresas.

Mas como evitar ter reuniões ruins?

Como estruturar e conduzir reuniões vencedoras?

Será que existe uma metodologia para isso?

Framework para Reuniões Produtivas – FRP

Pensando nisso eu montei um framework para reuniões produtivas, ou FRP. Ele consiste em algumas regras básicas que devem ser seguidas à risca, independente da reunião, baseado em tudo o que vi nesses 10 anos trabalhando com projetos, geralmente em cargos de liderança, ou seja, era eu o “culpado” pelas reuniões.

Regra #1: Toda reunião tem um facilitador

Sabe aquele ditado que diz “Cachorro com dois donos morre de fome”? Pois é, reuniões sem um facilitador dão errado porque todos esperam que o “outro” organize, que “alguém” comece a reunião, etc. Esse “outro” e “alguém” é um papel importante nas reuniões, chamado de facilitador. Mas o que é um facilitador afinal?

O facilitador é o profissional que mantém a reunião em ordem, que faz com que os protocolos sejam seguidos, que as pessoas envolvidas no encontro não esqueçam dos rituais que foram combinados. Ele deve garantir que todos os convidados para a reunião estejam cientes da mesma e de preferência que já tenham incluído-a em suas agendas. Que garante a pauta seja seguida, para que o objetivo seja alcançado. Que garante que o horário da reunião seja cumprido. Que puxa a orelha da galera quando estiverem fugindo dos objetivos. Ele é um gerente de projetos, sendo que cada reunião planejada e conduzida por ele é um projeto novo.

Um facilitador não é um chefe. O líder da sua equipe pode até fazer o papel de facilitador, principalmente no início, quando estiverem começando a implantar reuniões produtivas na empresa. Tanto faz. O que quero dizer é que o facilitador é o responsável por manter o processo. No Scrum essa pessoa tem o nome de Scrum Master e é mais ou menos isso que quero que você imagine.

Deve ser claro para todos da equipe que o facilitador está atuando para ajudar todos a fazerem reuniões mais produtivas. Deve ser claro também que ele deve ser respeitado, que como mantenedor do FRP ele vai ser chato ao cobrar que as regras sejam seguidas e que ninguém deve levar isso para o lado pessoal. É tipo ser um juiz de futebol, é a função dele.

Ser um facilitador não é um cargo, é um papel, que pode sofrer um “rodízio” dentro do time, para que todos entendam os prós e contras de ser um e criarem mais empatia com o “pobre-coitado”.

E eu tenho uma notícia ruim para você, que está lendo este post, provavelmente o primeiro facilitador será você.

Regra #2: Toda reunião tem data, hora de início e hora de fim.

Limitações estimulam a criatividade, como diria Steve Wozniak. Se você tem apenas 1h para alinhar o projeto, vai ter de inventar um jeito de cortar o desnecessário e focar no que realmente importa. E isso é ser produtivo, ser eficiente. Você conhece o Princípio de Pareto, também chamado de regra do 80/20? Pois é, foque no que traz grandes resultados, e deixe os detalhes para serem acertados após a reunião, conversando diretamente com o envolvido na tarefa que precisa de mais detalhe.

De preferência, a reunião deveria começar em uma hora cheia (10h, por exemplo) e terminar ainda na mesma hora (antes das 11h, por exemplo). A hora cheia evita confusões, simplifica a agenda, e terminar no mesmo horário evita reuniões demasiado longas. Assim como em estimativas de software, quanto mais tempo você demora em uma reunião, menos tende a ser preciso.

Não deu para falar tudo que gostariam? Sinto muito. Essa lembrança amarga do “fracasso” vai fazer com que seja mais sucinto na próxima vez, assim como uma criança não põe a mão no fogo depois de se queimar a primeira vez.

“Mas o projeto é grande demais para ser discutido em apenas 1h” (mimimi). Então quebre-o em reuniões pequenas, focadas em um tópico por vez. Dê tempo aos seus colaboradores digerirem as informações, formarem suas opiniões. Apesar de uma certa sobrecarga de protocolos, várias reuniões curtas tendem a produzir resultados mais eficientes do que uma reunião que dure um dia inteiro de trabalho.

Ah, e toda reunião deve ter uma data marcada. Fuja do “uma hora dessas vamos conversar sobre tal coisa”, ou “quando eu tiver um tempo vamos sentar pra conversar”. Isso não funciona.

Regra #3: Toda reunião tem pauta

A pauta é um artefato simples como um pedaço de papel ou arquivo TXT, com os pontos-chave da reunião. Pensando na reunião como um sistema para resolver e deliberar, a pauta é o input, a entrada dos dados. O objetivo da reunião é elucidar, é progredir, é construir em torno da pauta.

Uma reunião sem pauta é um bate-papo entre colegas de serviço. E isso pode ser feito na hora do almoço ou no happy-hour depois do expediente. Sim, eu sou um cara muuuuito chato.

Cabe ao facilitador criar, comunicar e garantir que a pauta seja seguida durante a reunião. Ele deve montar a pauta junto à quem solicitou a reunião, seja o gerente, o diretor, o time, não importa. O facilitador vai coletar o que precisa ser discutido, fazer um primeiro filtro, eliminar a redundância, os supérfluos e organizar a pauta em uma ordem que faça sentido e que as coisas mais prioritárias sejam discutidas antes. Esse é o “tema de casa” do facilitador e obviamente ele pode pedir ajuda nessa tarefa.

Depois de pronta, preferencialmente a pauta é comunicada a todos que estarão na reunião com antecedência, para que eles também possam se preparar e, algumas vezes, até mitigar alguns itens previamente, diminuindo o tamanho da reunião. Se a pauta for completamente obliterada, melhor ainda, cancele a reunião.

A reunião mais produtiva que você pode ter é aquela que não acontece.

Regra #4: Toda reunião tem um produto

O produto é o resultado de uma multiplicação. O único intuito de se fazer uma reunião é multiplicar os resultados que sozinhos não teríamos em realizar determinada tarefa de deliberação/decisão. O mesmo responsável pela pauta deve ser responsável pelo produto da reunião, o resultado da mesma.

O produto não é um artefato único, um tipo de mídia específico, ele varia conforme a pauta e objetivos da reunião. Exemplos de produtos são atas, relatórios, agendamentos de novas reuniões, podem ser tarefas novas no backlog do time, podem ser um gráfico que vai ser colado na parede, etc. Não importa o tipo de resultado, mas deve haver um resultado concreto.

Obter resultados em cada reunião faz com que seu time se sinta melhor, com a sensação de progresso, de que valeu de alguma coisa se reunirem em uma mesa oval. E times que se sentem bem, trabalham melhor.

Mas não se intimide, não procure criar sempre produtos complexos como relatórios detalhados ou gráficos matadores. Se o objetivo da reunião é decidir se a cor da parede vai ser azul ou preta, o produto da reunião é a decisão em si, que podemos resumir em uma frase. E se não conseguirem decidir, o produto será uma nova reunião, em data que todos se sintam confortáveis e mais preparados para enfim decidir. Claro que o exemplo das cores é hipotético, não faça uma reunião para isso, por favor. Nesse caso, jogue uma moeda pra cima e veja o que saiu, a chance de tomar a decisão certa baseado na moeda será de 50%, muito maior do que em uma reunião com mais de duas pessoas.

Regra #5: Somente participa quem é necessário

Você sabe qual a diferença entre ser produtivo e estar ocupado? Estar ocupado é muito simples, basta que você participe de todas as reuniões da empresa. Você será a pessoa mais ocupada entre todos os funcionários e, ao mesmo tempo, a  menos produtiva. Pense nisso quando for convidar TODO o time para uma reunião.

Para ter uma reunião produtiva, de todos os aspectos possíveis, você deve ter o mínimo possível de pessoas participando. Somente as pessoas que vão contribuir para a pauta da reunião em questão (regra 2). Quantas pessoas? Escolha a menor sala de reunião da sua empresa e convide para a reunião somente quem cabe nela, com a lotação normal da mesa, sem ninguém “saindo pelo ladrão”.

Existe uma curva de aumento de produtividade em uma reunião que cresce até certo ponto enquanto colocamos pessoas nela. Em dado momento essa curva se estagna e depois só decai, quanto mais pessoas colocarmos, menos produtiva será a reunião (pense em uma parábola invertida). Mais pessoas significa maior tempo de reunião para que todos possam colaborar (algo imprescindível, regra 6). Significa maiores chances de desvirtuar da pauta. Significa menos pessoas produzindo para a empresa.

Para cada pessoa que você pensa em convidar para a reunião, pense no papel que ela terá na deliberação da pauta que foi criada. Se você vai convidá-la apenas para que tire algumas dúvidas, ela pode participar de apenas uma parte da reunião, por exemplo. Organize a pauta para que ela não perca seu tempo ouvindo coisas que não lhe interessam, que ela não agrega valor estando ali presente. Se você vai convidá-la apenas para que fique ciente do que está acontecendo, grave a reunião e dê pra ela assistir, ou entregue um relatório da reunião para que ela leia. Se ela não ler/assistir, é porque não devia ter ido na reunião mesmo e você fez um favor à ela não a convidando.

Resumindo, não convide apenas por simpatia ou compaixão. Convide as pessoas que realmente irão agregar valor. E isso vale para tudo na vida.

Regra #6: Todos que participam, devem contribuir

Se você executou a regra 5 corretamente, o quorum da sua reunião é bem enxuto. Somente as pessoas essenciais para resolução da pauta estão lá, cada uma com sua razão de estar, sendo assim, espera-se que todas contribuam. Ou melhor, todas DEVEM contribuir. Se uma pessoa não contribui, ela é apenas um ouvinte, não deveria ter sido convidada. Ela poderia estar trabalhando em coisas mais importantes e depois apenas ler um relatório ou assistir um vídeo de como foi a reunião, como já disse anteriormente.

Sempre temos algumas poucas pessoas que monopolizam as conversas, que falam mais alto que as outras, que se metem em todos os assuntos e não deixam todos falar. E isso é normal. Errado, mas normal. É dever do facilitador da reunião garantir que todos sejam ouvidos e expressem suas opiniões, que não se deixem intimidar com os falastrões. Com isso em mente, dependendo da reunião, pode-se criar algumas dinâmicas, como a dinâmica do token, sugerida para Retrospectivas de Sprint na metodologia Scrum. Basicamente: todos falam, apenas um por vez, segurando um token e escrevendo o que fala em um quadro branco, para que todos vejam.

A grande chave aqui é, se todos são obrigados a contribuir, ninguém vai correr o risco de ir despreparado para a reunião. Também não teremos ninguém apenas ouvindo. Também não teremos apenas uma pessoa decidindo tudo sozinho pois só ela fala. Vários ganhos com apenas uma decisão: todos falam, esse é o poder de tomar uma decisão que elimina outras, que citei em um post sobre produtividade aqui no blog.

Regra #7: A regra de ouro

A regra de ouro é: a única constante no mundo é a mudança. Assim como nos ciclos de desenvolvimento iterativo-incrementais, o facilitador e o time como um todo deve buscar avaliar constantemente se o FRP está lhes trazendo benefício e como podem fazer para melhorá-lo.

No Lean Startup, chamamos isso de ciclo Construir-Medir-Aprender. No Scrum, chamamos dos três pilares: transparência, inspeção e adaptação. O que em suma querem dizer a mesma coisa de maneiras diferentes. Revise seus processos com uma frequência suficiente para que possa aprimorá-lo, mas sem deixar de ser produtivo.

Minha recomendação é que comece com as 6 primeiras regras, depois adicione à 7 para dar a flexibilidade que permita encaixar o FRP na sua empresa da melhor maneira possível. O FRP é como musculação: exige disciplina e os ganhos demoram a aparecer, mas quando aparecem, valem a pena.

Mantenha contato, gostaria de saber sua opinião sobre o FRP e/ou se está aplicando ele nas suas reuniões.

* OBS: curtiu o post? Então dá uma olhada no meu livro de Scrum e Métodos Ágeis clicando no banner abaixo pra aprender muito mais!

O que achou desse artigo?
[Total: 2 Média: 5]