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7 regras para reuniões mais produtivas

Thamyres Nunes
Escrito por Thamyres Nunes em 30/04/2021

Olá, tudo bem? E aí, como estão as reuniões na sua empresa? Acha que tem margem para melhorar? No vídeo de hoje eu trago 7 regras para reuniões mais produtivas, visando torná-las mais ágeis, aproveitando conceitos de frameworks como Scrum e com grande foco em eficiência. Não esqueça de dar o seu like e se inscrever no canal para não perder os próximos vídeos. Um abraço e sucesso. Prof. Luiz

Referências: – O que é Scrum? https://www.luiztools.com.br/post/o-que-e-scrum/ – Getting Real: https://www.luiztools.com.br/post/resenha-getting-real/ – Trabalhe 4h por semana: https://www.luiztools.com.br/post/trabalhe-4-horas-por-semana-resenha/ – DEEP: https://www.luiztools.com.br/post/backlog-deep-historias-invest-e-tarefas-smart/

– Meus cursos: https://www.luiztools.com.br/meus-cursos?utm_source=youtube&utm_medium=link&utm_campaign=cursos&utm_content=frp – Meus livros: https://www.luiztools.com.br/meus-livros?utm_source=youtube&utm_medium=link&utm_campaign=livros&utm_content=frp – Redes Sociais: https://about.me/luiztools

o olá tudo bem aqui é o luiz eu tenho
uma pergunta para lhe fazer você gosta
das mesmas sua empresa não você acha
algumas delas poderiam ser apenas
e-mails e mesmo que tem que acontecer
poderão ser muito melhores do que são é
claro então esse vídeo é para você eu
vou lhe trazer hoje sete regras para que
você tenha reuniões mais produtivas na
sua empresa interessado tem um assistir
até o final para conhecer todas as dicas
[Música]
faz algum tempo que eu me interesso pelo
tema de produtividade e eficiência
principalmente por causa da minha paixão
por métodos ágeis que começou olar em
curso de mitologia sagens eu comecei a
perceber e como interessante eram
aquelas práticas e conto e cavas a 0 no
dia a dia
e não apenas para gestão de projetos mas
no conjunto de princípios em geral para
a eficiência da empresa como um todo
então se a gente pega por exemplo
algumas cerimônias tradicionais dos
planos com a dei-lhe a gente tem regras
muito claras e muito preciso para
garantir a eficácia e eficiência daquela
cerimônia assim como as outras aprendem
a retrospectiva e por aí vai e mesmo que
a gente fugiu da literatura dos métodos
alhos e para outras literaturas algumas
coisas até recomendei aqui no canal
inclusive como o livro objeto em rio
onde os autores defendem muito que as
regiões mim não a produtividade dos
jogadores ou o livro trabalhe 4 horas
por semana onde o autor fala muito
também de eliminar distrações como por
exemplo reuniões sem necessidade mas
vamos ser francos é impossível eliminar
as regiões ambiente corporativo é
verdade mas sim é possível diminuir a
quantidade de reuniões ruins e aumentar
a qualidade das reuniões que realmente
tem que acontecer e a ideia do rio de
hoje é justamente compartilhar com você
sete dicas
a função regras que devem ser aplicadas
a todas as reuniões para tal serão
realmente produtivas e no final eu vou
dar uma dica de como tu mais realidade
na sua empresa então fica comigo até o
final desse vídeo então vamos lá regra
número um toda reunião tem que ter um
facilitador como assim não entendi sabe
aquele ditado cachorro de 2 anos morre
de fome pois é reunião sem dono vira
bagunça outra reunião que tem uma pessoa
que o facilitador da reunião o
facilitador é o profissional que mantém
a reunião em ordem e faça os protocolos
sejam seguidos e que todos os momentos
não esqueçam nos combinados para essa
reunião alguns dos quais as regras que
você tá aqui nesse vídeo facilitador
garante que todo mundo saiba da reunião
que a falta ou seja seguida do horário
ou seja cumprido e puxa a orelha da
galera nós não tá respeitando a reunião
é como se fosse um gerente de projetos
um de cada reunião é um micro projeto da
empresa note no entanto que o
facilitador ele não é um chefe ele é um
líder servidor para que a reunião
aconteça da melhor maneira possível por
exemplo
e o facilitador de todas as reuniões
previstas é o scrummaster é importante
aqui para que não atirem mensageiro
deixar claro para todo mundo o papel do
facilitador e o benefício de ter um em
todas as regiões e não precisa ser um
papel fixo e aqui vai uma notícia que
talvez você não vai gostar se você se
interessa por esse assunto e tá vendo
esse vídeo buscando como atrações as
positivas talvez o primeiro você fala da
empresa vai ter que ser você se ferrou

a regra número dois toda a reunião tem
data hora de início e hora de fim isso
apareceu um tanto óbvio mas o mais comum
é você ver com as regiões que tem uma
hora de início e não tem hora para
acabar isso tá errado respeitar o time
box da reunião não apenas é produtivo
para não onerar agenda de todo mundo
como essa esse tipo de imitação estimula
mais a criatividade o foco na resolução
do problema que é o objetivo da reunião
para conseguir comunidade box por
exemplo é muito comum que você tem que
cortar supérfulos cortar assuntos
paralelos mantém a falta pequena e
deixar o celular de lado aqui vale a
pena bastante o princípio de pareto
focar nos vinte por cento que entrega
oitenta por cento resultado detalhes
pormenores discussões que não envolvem
todo o cloro deverão ser feitas a parte
dessa reunião de preferência as regiões
um deveriam demorar mais do que uma hora
e deverão começar em horas
há 10 horas 11 horas 14 horas ok é isso
simplifica o encaixe nas agendas e
facilita também a lembrança de hora de
início de fim reuniões longas tendem a
cair na falta de foco porque quanto mais
tempo você tem para discutir algo menos
pressão você vai se colocar para chegar
a uma conclusão a mas não projeto é
muito grande muito complexo mas demanda
exige mais do que uma hora para ser
discutida ou você resume em uma hora ou
você vai quebrar em reuniões por tópico
seguindo os conceitos de vips eu já
falei aqui em outro vídeo do canal vou
deixar aí eu caso para você assistir
regra número 3 toda a reunião tem que
ter uma pauta a pauta um artefato muito
simples como um texto ser um pedaço de
papel com os bullet points que vai ser
tratado na reunião que preferência que
estejam em baixo lá no outlook por
exemplo a reunião deve ser uma máquina
para processar esses cútis e gerar os
altos custos necessários para empresa
reunião sem pauta é bate-papo
o serviço isso deveria ter deixado para
hora do rap ao sim eu sou um cara bem
chato né
e cadê o facilitador criar comunicar e
garantir que a falta seja seguida ele
deve montar essa pauta previamente nunca
pessoa que solicitou a reunião o que
demandou a reunião e comunicar isso todo
grupo e facilitador além de coletar
divulgar essa falta também vai ter o
trabalho de ordenar os itens por
prioridade assim como o backlog porque a
falta o backlog da reunião eliminar
redundâncias e de repente até descartar
alguns itens e fogem da pauta principal
ou que envolvem apenas uma parcela
pequena dos envolvidos naquela reunião
não é incomum com defeito essa triagem
da falta de uma reunião você descobre
que na verdade alguns itens deveriam ser
apenas emails apenas conversas entre
duas pessoas ou itens que não estão nem
mesmo preparados para ir para uma
reunião o que acaba algumas vezes
fazendo com que o facilitador cancele a
reunião antes dela acontecer e a melhor
reunião é aquela que não precisa
acontecer ver sorvete que sim regra
número quatro toda a reunião tem um
bom então produto resultado de uma
multiplicação os fatores da
multiplicação os envolvidos na reunião
único intuito de fazer uma reunião de
parar várias pessoas é para usar as
capacidades de todas elas para dar um
problema um assunto se sair com um
produto final geralmente as reuniões vão
ver decisões daquele grupo que uma
pessoa individualmente não teria a
capacidade ea competência de tomar
sozinho ou o poder para isso é
aconselhável que o mesmo facilitador
mesmo responsável pela pauta comecei a
responsável pelo produto pelo resultado
da reunião que aqui não to defendendo o
que tem que ter harpa por exemplo embora
atrás não faça o mal ninguém pode ser
fotos relatórios agendamentos um e-mail
formalizando que foi discutido não
importa mas toda a reunião tem que ter
um produto concreto do que saiu de
conclusão daquela conversa quais eram os
impulsos né a falta o que foi discutido
e que se gerou de valor no final da
reunião garantir que se obtém resultado
a união faz com que o time todo 60
melhor e passe a perceber mais valor
para esse tipo de encontro e a cobrar
que tipo de encontro produtivos como
esse aconteçam mais ao invés as regiões
mais tradicionais que não leva a lugar
nenhum o produto de uma reunião não
precisa ser complexo pode ser tão
simples quanto decidiu-se por x amor
então em toda a reunião você vai sair
com o canvas com o protótipo ou com
decisões que vão mudar a humanidade tá
bom assim tem que sair um produto de
toda a reunião regra número 5 somente a
participa quem é necessário você sabe
qual é a diferença entre ser produtivo e
ser ocupado não sei ela é muito maior do
que você pode imaginar ser uma pessoa
ocupada na empresa é muito fácil é só
você aceitar todos os inválidos que ele
mandou para reuniões agora ser produtivo
é difícil que você vai ter que ir tomar
decisões e participar ou não participar
e contribuir ou não contribuir e de
muitas vezes
o cara sua agenda para conseguir fazer o
que precisa ser feito para sua posição
para o seu time para sua empresa você
quer que os membros do seu time estejam
produtivos ou ocupado se quiser que ele
esteja ocupado simplesmente convide todo
time para todas as conversas
deliberações que forem necessárias o que
você julgue necessárias para o projeto
ou para empresas reunião não pode ser
futebol de criança como é que pode
criança a bola vai parar de um lado da
quadra todas as crianças correm para lá
a bola chutada por outro lado todas as
crianças correm por outro lado não
transforme o ambiente corporativo no
futebol de criança para ser uma reunião
realmente produtiva dos tem que ter um
mínimo possível de pessoas às vezes ao
ponto de nem precisa mais a reunião as
duas conversarem acabou quanto mais
pessoas você adiciona numa reunião é
contra-intuitivo mas menos chance você
vai ter que chegar a uma decisão
concreta uma solução concreta porque
você está buscando ele tem diversas
técnicas sim para tratar com grupos
grandes de sei lá 1012 pessoas e ainda
se não sair com resultados envolvendo
por exemplo
ah mas nem toda a reunião é uma sessão
design certo então torne toda a reunião
um inúmeras pessoas existe uma curva do
aumento da chance de termos resultados e
ela até aquele momento ela cresce
conforme o movimento que a gente tem de
pessoas na reunião chega uma quantidade
de pessoas na reunião que ao invés de
ser mais produtivo essa produtividade
começar cair esse começa a discutir mais
coisas paralelas – pessoas prestando
atenção e mesmo decisões algumas vezes
simples se tornam debates intermináveis
envolvendo opiniões achismos e ego
lancando um grupo menor mais coeso você
aumenta consideravelmente suas chances
de sair do outro lado com auto posto que
você esperava dessa reunião para cada
pessoa que você para convidar para uma
reunião pensa em qual vai ser o papel
dela dentro da reunião o que que ela vai
agregar de fato a discussão se você vai
convidar apenas para tirar alguma dúvida
tira essa dúvida antes da reunião que
leve isso como ao discutir para reunião
ou então organiza falta de modo
as pessoas cujo envolvimento na reunião
vai ser mais com qual é os próximos
participar somente do seu momento por
exemplo mais início ou mais no fim da
pauta você tem que ter apreço pela
agenda das pessoas você não tem pela sua
tenha pelo menos apreço pela ajuda das
outras pessoas ninguém merece está numa
reunião de uma hora durante 50 minutos
tem que ter envolvimento nenhum sem nem
entender o que é celebrado e você som da
sua contribuição nos últimos minutinhos
ganha você tá perguntando por exemplo a
convidar alguém apenas passar pessoa
ficar ciente do que foi tratado copia
ela no e-mail com a ata da reunião ou
grave a reunião depois eu mando para ela
o vídeo para você sentir tenho certeza
que vai ser muito mais eficiente para
todo mundo ah mas talvez ela não leu o
e-mail não vejo o vídeo tava interessado
no assunto sempre assim resumindo não
convidei ninguém por simpatia compaixão
olhar que um vídeo somente pessoas para
reunião que precisam estar na reunião e
aí entra a regra número 6 todos que
estão em uma reunião tem que contribuir
se você usa porto
o corretamente o seu colo é bem enxuto e
tem grande chance de ser as pessoas
certas para realmente me ajudarem a
fazer o que tem que ser feito e esse
koro tem que ser um código de ação e
deliberação e não ocorre me ouvindo
todos os presentes na reunião tem que
dar o seu ponto tem que ter voz tem que
ter espaço para falar direito e um dever
de falar e tem alguém na reunião que não
tem competência para contribuir a pessoa
não deveria estar lá pela pureza sendo
mais útil fazendo outras coisas pela
empresa e não ali tomando o tempo dela
apenas ouvir o outro risco também é que
é bem comum com as regiões tenham uma ou
duas pessoas que sempre monopolizam as
conversas e decisões faça um favor que
tomar cuidado tá que a distribuição do
tempo da reunião seja uniforme ah que os
participantes não literalmente uniforme
mas o mais uniforme possível para que
todos tenham voz nada é mais triste uma
reunião do pessoas se metendo na fala
dos outros monopolizando assuntos
alterando o tom de voz para tomar a
palavra e a quinta novamente
o facilitador e os acordos que o grupo
vai respeitar a condução do facilitador
um excelente dependendo da reunião você
pode trazer regras por exemplo como os
tokens que a gente usa no escuro no
homem só fala quem tem um toque na mão
no momento que você ficar tem
expectativa de que todos devem e vão
falar na reunião você garante que todo
mundo se prepare para a reunião porque
ela sabe que vai ter que dar o seu ponto
e vai ter que me conhecer vem uma mente
sobre o assunto nesse tratado para poder
exatamente contribuir não pega ninguém
surpresa com as regras por favor só um
acordo sem ser feitos previamente a você
começar a lutar esse frango que nossa
empresa se as pessoas acabaram com mais
usuários é bem comum caso sintam
confortáveis com isso aqui que eu tô
trazendo e a regra número 7 a última é a
regra de ouro a regra de ouro para mim é
que a única constante no mundo é a
mudança por todos os métodos ágeis e
esse prêmio quer dizer para reuniões
mais produtivas não é exceção se baseia
no aprendizado continuo em ciclos
iterativos de aprendizado então de
tempos em tempos
o que você revisa suas regras com seus
pares para entender essas ainda faz
sentido novas regras que são emergir ou
outras regras precisam cair cada empresa
tem suas particularidades a sua cultura
algumas vezes é necessária um chacoalhar
como esse uma mudança radical nas regras
da que alguma mudança aconteça mais uma
vez que todos entendam a importância de
ter relações produtivas e começam de
fato da gente nos positivas o time vai
pegando gosto pela coisa e naturalmente
vão surgindo novas dicas e novas
técnicas para ir subindo ainda mais a
régua da qualidade das reuniões minha
sugestão é que você começa com as três
primeiras só depois de um tempo um pouco
mais de maturidade nas suas regiões você
adiciona a sétima regra de ouro que a
pouco puxando uma retrospectiva da
sprint para discutir o andamento das
reuniões do que pode ser melhorado aí eu
fiquei de lhe falar como você poderia
ficar esse frango na sua empresa assim
como qualquer transformação e
implantação de métodos você vai precisar
de sponsors’ vendo a ideia para pessoas
chaves pessoalmente os líderes da
empresa
o que podemos sinta mais à vontade com
as reuniões e que você gostaria de
testar algumas técnicas dificilmente se
você perguntar para alguém você tá feliz
com a situação da sua agenda ou com o
progresso das reuniões alguém vale dizer
sem com certeza que todo satisfeito e
e é muito difícil acontecer mas se você
tá vendo esse vídeo eu acredito que está
buscando hoje também técnicas e dicas de
como tornar você não jantou não sei você
tem algumas pessoas aqui próximo passo
agora é conseguir vender essa ideia para
outras pessoas contaminar as pessoas com
esse interesse por produtividade e
eficiência indica esse vídeo para
colegas de trabalho compartilhe nas suas
redes sociais com somente a gente faz
profissionais que eu tenho certeza que
mais pessoas aí vão se juntar nesse
movimento de melhorar a qualidade das
imagens sua empresa o jeito mais fácil é
usando estratégia de chuveiro onde você
convence pessoas mais no alto mas se
necessário você também consegue aos
poucos criando um movimento de
transformação pode até beber mas de
baixo para cima certo para que você
tenha gostado desse vídeo deixa as
minhas redes sociais à sua disposição
para qualquer dúvida que você tiver para
gente trocar ideia sair de como melhorar
produtividade ações na empresa também e
para que você receba novos vídeos aí de
métodos hagens principalmente com
aplicação na vida real se inscreve no
meu canal curta esse vídeo aí para mim
o que qualquer dúvida também deixa aí
nos comentários você tem de tradicionais
dúvidas vamos bater um papo aí
enriquecer ainda mais o conteúdo esse
vídeo vou ficando por aqui um abraço e
até a próxima

Olá, tudo bem?

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